El Plan de Recuperación ante Desastres de TI es la clave para mantener el negocio en funcionamiento sin importar las circunstancias que lo rodeen.
Toda organización administra gran cantidad de datos, muchos de ellos de misión crítica. En el sector industrial y el tecnológico estas cantidades pueden ser superiores a cualquier otra industria.
Por lo tanto, la protección de esta información se convierte en una prioridad.
Sobre todo, tomando en cuenta que el impacto de la corrupción o la pérdida de datos por error humano, falla de hardware, malware o piratería puede ser contundente.
Estas situaciones suelen ser las causantes de interrupciones que pueden derivar en pérdidas monetarias, altos costos de mantenimiento y reparaciones así como un daño permanente a la reputación de marca.
Según Gartner, el costo promedio del tiempo de inactividad de TI es de $5,600 dólares por minuto. Debido a que hay tantas diferencias en la forma en que operan las empresas, el tiempo de inactividad, en el extremo inferior, puede llegar a $140 000 por hora, $300 000 por hora en promedio y hasta $540 000 por hora en el extremo superior.
En ese sentido, crear un plan de recuperación ante desastres de TI, no solo es importante para prevenir graves afectaciones al negocio como la pérdida de valiosa información e infraestructura de TI sino también para consolidar su futuro a largo plazo.
¿Qué es un plan de recuperación ante desastres de TI (DRP)?
Un plan de recuperación ante desastres de TI (DRP) describe escenarios para reanudar el trabajo rápidamente y reducir las interrupciones después de un desastre. Funciona como parte importante del plan de continuidad del negocio y permite una recuperación de TI suficiente y la prevención de la pérdida de datos.
Es una política y/o un proceso estructurado y documentado que está diseñado para ayudar a una organización a ejecutar procesos de recuperación en respuesta a un desastre así como para proteger la infraestructura de TI.
El plan de recuperación debe aplicarse especialmente a los departamentos de una organización que dependen de una infraestructura de TI en funcionamiento; todos los procesos y tecnología orientados a la informática.
El propósito de un plan de recuperación ante desastres es explicar de manera integral las acciones consistentes que se deben tomar antes, durante y después de un desastre natural o provocado por el hombre para que todo el equipo pueda ejecutarlas.
Se enfoca en dos aspectos principalmente:
- Detallar las precauciones necesarias para minimizar o lidiar con los efectos de un desastre, para que la organización pueda continuar operando o reanudar rápidamente las funciones críticas.
- La recuperación de los datos perdidos de forma eficiente y segura.
Debe abarcar tanto los desastres provocados por el hombre de forma intencional, como las consecuencias de ciberataques hasta los accidentales, como la falla de un equipo o componente e incluso debe tomar en cuenta los desastres naturales como tormentas, incendios y todo tipo de accidente que puedan poner en peligro la continuidad de las operaciones.
Antes de generar un plan detallado, se realiza un análisis de impacto comercial y los procesos, así como un análisis de riesgo y de las necesidades de continuidad para que se puedan establecer objetivos de recuperación para todas las áreas operativas.
Un plan de continuidad del negocio se plantea como un plan organizacional completo que consta de cinco componentes:
- Plan de reanudación de negocios (BRP: Business Resumption Plan)
- Plan de emergencia para ocupantes (OEP: Occupant Emergency Plan)
- Plan de continuidad del negocio (BCP: Business Continuity Plan)
- Plan de gestión de incidentes (IMP: Incident management plan)
- Plan de recuperación ante desastres (DRP: Disaster Recovery Plan)
Generalmente, los componentes del uno al tres no tocan la infraestructura de TI en absoluto. El plan de gestión de incidentes normalmente establece procedimientos y una estructura para abordar los ataques cibernéticos contra los sistemas de TI.
Entre los primeros pasos para desarrollar una estrategia de este tipo se encuentra el análisis de impacto comercial, durante el cual el equipo debe desarrollar prioridades de TI y objetivos de tiempo de recuperación. El equipo debe revisar las estrategias de recuperación de tecnología para restaurar aplicaciones, hardware y datos para satisfacer las necesidades de recuperación empresarial.
Cada situación es única y no existe una sola forma correcta de desarrollar un plan de recuperación ante desastres. Sin embargo, hay tres objetivos principales de la recuperación ante desastres que forman el núcleo de la mayoría de los DRP:
- Prevención: Las medidas preventivas reducen los riesgos de desastres provocados por el hombre. Se incluyen los respaldos adecuados, generadores y protectores contra sobretensiones.
- Detección: Las medidas de detección están diseñadas para identificar rápidamente los problemas cuando ocurren como nuevas amenazas potenciales.
- Corrección: Las medidas correctivas restauran los datos perdidos y permiten una rápida reanudación de las operaciones. Podría incluir la realización de una sesión de lluvia de ideas sobre «lecciones aprendidas» y la obtención de pólizas de seguro adecuadas.
¿Por qué es necesario un plan de recuperación ante desastres de TI?
Para seguir siendo competitivas en sus respectivos mercados, las organizaciones deben proporcionar servicios bajo demanda a sus clientes y minimizar el riesgo de pérdida de datos.
Esto explica en gran parte, el aumento de la demanda de tecnología y automatización. Las organizaciones están interesadas en simplificar la administración del centro de datos, optimizar la utilización de los recursos, reducir los costos y garantizar la flexibilidad y la escalabilidad bajo demanda.
Como resultado, las instalaciones de los centros de datos se han transformado en los últimos años.
En muchos casos, los centros de datos tradicionales han sido reemplazados por entornos virtuales a gran escala. Sin embargo, los centros de datos siguen estando expuestos a diversos peligros y amenazas, como brechas de seguridad, robo de datos, entre otros.
Los centros de datos evolucionan constantemente y sus capacidades crecen exponencialmente. Lo mismo ocurre con los ataques a éstos, ya que se vuelven cada vez más sofisticados y difíciles de predecir y evitar. Por lo tanto, es fundamental que se prepare con anticipación para posibles desastres y toda la organización esté al tanto de sus consecuencias.
Para garantizar una protección de datos confiable y una recuperación eficiente del sistema, se debe considerar qué estrategias de recuperación ante desastres del centro de datos funcionan mejor para cada centro de datos en particular.
La planificación de la recuperación ante desastres puede optimizar los procesos de TI y reducir el riesgo de error humano. En cierto sentido, no solo se está preparando para recuperarse después de un desastre, sino que se está trabajando para que el negocio sea más resistente y rentable.
Beneficios de un plan de recuperación ante desastres TI
El beneficio obvio de tener un plan de recuperación ante desastres es mantener la continuidad del negocio, independientemente de las circunstancias.
Sin embargo, estos son los principales beneficios de la planificación de la recuperación ante desastres:
#1 Rentabilidad
La Administración Nacional de Archivos y Registros informa que el 93% de las empresas que experimentan pérdida de datos y tiempo de inactividad, que se extiende por 10 días o más, se declararán en bancarrota dentro de los 12 meses. Además, el 43% de las empresas que no cuentan con un plan de recuperación ante desastres cerrarán como consecuencia de una gran pérdida de datos.
La recuperación ante desastres hoy en día se enfoca en evitar el tiempo de inactividad mediante la planificación adecuada.
Los intentos no planificados de recuperar datos perdidos y el tiempo de inactividad pueden resultar muy costosos. Pero exigir o implementar una recuperación rápida es aún más caro.
Planificar con anticipación ahorra tiempo, dinero y esfuerzo. Tener un plan en la mano ayudará al negocio a estar preparado para un evento inesperado. Con la digitalización de estos planes estratégicos, las organizaciones pueden reducir los gastos de compra y mantenimiento de hardware físico en los centros de datos.
Y si a estos equipos se les da un uso eficiente se puede optar por crear un sitio DR (Recuperación de desastres) que requiere menos equipo, ocupa menos espacio físico y es fácil de mantener.
Además, la digitalización puede reducir considerablemente la huella del centro de datos.
Esto significa que para respaldar las actividades de recuperación ante desastres, se requiere de una cantidad menor de servidores físicos, menos hardware de red y menos bastidores de servidores.
Esencialmente, cuanto más pequeña sea la huella del centro de datos, mayor será su capacidad para recuperarse con éxito durante la recuperación ante desastres.
Sin embargo, alcanzar los objetivos de rentabilidad exige el mantenimiento regular de los sistemas de TI en su estado óptimo, el análisis de alto nivel de las amenazas potenciales y la implementación de soluciones innovadoras de ciberseguridad.
Expertos recomiendan mantener el software actualizado y dar mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo a los sistemas y equipos activos para ahorrar tiempo y construir un negocio más rentable.
#2 Productividad
Designar funciones y responsabilidades específicas junto con la rendición de cuentas como un plan de recuperación ante desastres exige aumentar la eficacia y la productividad del equipo. También asegura redundancias en el personal para tareas clave, mejorando la productividad de los días de enfermedad y reduciendo los costos de rotación.
En algunos casos, la planificación de la recuperación ante desastres puede significar tener al menos dos personas que sean capaces de manejar la misma tarea. Cuando varios empleados son capaces de manejar una tarea determinada, las organizaciones pueden beneficiarse de la tranquilidad relacionada con la integridad general de la red. Además, si alguien está de vacaciones o de baja por enfermedad, todavía habrá una persona calificada dentro de la organización capaz de hacer frente a la tarea respectiva.
Asimismo, la misma regla de formación se aplica cuando un empleado deja la empresa. Estos son solo un par de escenarios que podrían anticiparse y abordarse en una estrategia de planificación de desastres.
Los equipos de operaciones del centro de datos aprovechan soluciones de gestión de la infraestructura del centro de datos para completar y ser más eficientes en las funciones principales de su trabajo.
Así mismo, muchos centros de datos emplean especialistas para garantizar que la infraestructura se mantenga y se actualice periódicamente.
Tener un plan de recuperación digitalizado permite que la labor de protección de datos sea más eficiente y rápida disminuyendo la intervención humana.
#3 Mayor retención de clientes
Ganarse la confianza y la lealtad de un cliente toma tiempo y un proceso estratégico complejo. Por lo que tomar medidas preventivas para garantizar la protección de su información y archivos es esencial para proteger la relación.
Pero cuando un determinado negocio no puede cumplir con las expectativas o promesas hechas, los clientes simplemente pasan a contratar a otro proveedor de servicios.
Los clientes de hoy esperan una calidad superior, experiencias satisfactorias y alta confiabilidad. Por lo que son menos tolerantes a las fallas o tiempo de inactividad, especialmente si resultan en la pérdida de datos confidenciales.
En algunas industrias, las consecuencias podrían derivar graves daños a diferentes empresas. Esto es especialmente cierto para los proveedores de servicios B2B.
Cuando la integridad de su negocio está en riesgo, es posible que afecte la integridad de las empresas de los clientes. Como resultado, una reacción en cadena puede conducir al fracaso de múltiples negocios y una reputación degradada.
Reducir el riesgo de tiempo de inactividad y pérdida de datos significa que los clientes pueden estar seguros de que recibirán un servicio adecuado incluso después de que ocurra un desastre.
#4 Escalabilidad
Uno de los aspectos clave que se deben considerar al planificar la recuperación ante desastres es identificar soluciones innovadoras y rentables.
La planificación de la recuperación ante desastres comienza con una investigación exhaustiva y una comparación de posibilidades. Las empresas que participan en un proceso tan estratégico pueden descubrir rápidamente una solución de almacenamiento de datos que tiene mucho más sentido que la que se utiliza actualmente y que se puede modificar sobre la marcha.
Un cambio puede completarse mucho antes de que ocurra un desastre (si es que ocurre) y, a medida que se adapten las demandas técnicas de la empresa, también lo hará la solución de almacenamiento que se utilice.
Esto permite a las organizaciones crecer y escalar de forma más fácil y controlada.
Las tecnologías como el almacenamiento de datos en la nube y las copias de seguridad simplifican el proceso de mantenimiento de archivos, mejoran la eficacia de las copias de seguridad y reducen el costo de la recuperación ante desastres.
Aproximadamente el 90% de las filtraciones ocurridas en la organización se debe a errores humanos. Esto según un análisis de datos de CybSafe de la Oficina del Comisionado de Información (ICO) del Reino Unido.
Cualquier clic accidental puede causar caos en una empresa. Incluso la persona más cautelosa puede cometer el error y poner en riesgo información importante.
Un plan de recuperación ante desastres con copias de seguridad de datos será útil cuando ocurran estos errores. Los DRP deben incluir preparación para posibles amenazas de ciberseguridad, un equipo de recuperación asignado y soluciones de respaldo para archivos prioritarios.
Además, ayuda a definir, probar y optimizar procesos para crear estándares y sumar al potencial de escalabilidad del negocio.
De esta forma, el proceso de planificación en sí mismo se convierte en una de las ventajas de la planificación de recuperación ante desastres. Agiliza el negocio y lo vuelve más rentable y resistente antes de que algo salga mal.
El mejor plan para su negocio al hacer frente a los desastres es estar preparado antes de que ocurra el desastre. Conoce más sobre cómo prevenir interrupciones en el centro de datos.
